ЗаЩо
Прийняті скорочення
ІТ - Інформаційні технології
КІС - Корпоративна комунікаційно-інформаційна система чи мережа
ПОУ - Українське підприємство, організація чи заклад
Запитання 1. Як можуть сучасні комунікаційно-інформаційні технології підвищити ефективність українських підприємств, організацій або установ?
Відповідь 1. Загальний стан ПОУ, управління державними установами, їх взаємодія з ПОУ та населенням характеризується прискореною динамікою змін, безперервним виникненням нових точок розвитку, втіленням концепції «електронного суспільства» та «електронної держави». Успіх ПОУ напряму залежить від ефективності комунікації з іншими ПОУ, державними установами, населенням. Передові комунікаційно-інформаційні технології якраз і надають технічну платформу сучасної комунікації, правильне та своєчасне застосування якої стає однією із обов’язкових підстав успішного та стійкого розвитку ПОУ. Ці технології допомагають ПОУ підвищувати ефективність, у свою чергу, успішні ПОУ стають стимулом розвитку комунікаційно-інформаційних технологій.
Звичні фіксовані та мобільні телефонний зв’язок та Інтернет стали звичайним робочим ресурсом ПОУ у містах України, поступово проникають у сільську місцевість та віддалені регіони. Їх значення зрозуміле і не потребує пояснення у цьому контексті. Звернемо увагу на нові основні можливості для ПОУ, які надають комунікаційно-інформаційні рішення промислової якості:
- Можливість вести справи там, де знаходиться керівник або працівник ПОУ, у будь-який потрібний для нього час. Переваги для ПОУ очевидні. Певні завади можуть створювати недостатня якість доступу до комунікаційних мереж загального користування або відомчих, ціна «підвищеної мобільності», а також природні та законодавчі обмеження для людини працювати багато та безперервно;
- Можливість знайти керівника або працівника ПОУ оперативно, як тільки він буде доступний для комунікації. Складність задачі є результатом значної кількості контактних адрес (телефонні номери, адреса електронної пошти та служб миттєвого обміну повідомленнями) та великої кількості комунікаційних пристроїв персоналу ПОУ, непостійна доступність абонентів мереж, зайнятість керівників та працівників («на зустрічі», «у відрядженні», «на обіді», «у відпустці») і т.д. Можна занести усі контакти керівника або працівника ПОУ у базу даних КІС і його буде шукати сама КІС ☺. А можна, як буває, зайняти «роботою» дівчат ☹;
- Можливість для ПОУ не втратити «жодної комунікації» із клієнтом, керівником, контрагентом, відвідувачем, громадянином. Але буває, «інколи деінде у нас», що ми і не бажаємо таких комунікацій. Але все ж корисно знати, що технічна можливість «не втратити» вже існує ☺;
- Можливість для ПОУ гарантовано донести усіма контактами до споживачів, контрагентів, громадян, власних працівників та керівників будь-яку інформацію, яку можна представити у сучасній КІС (текст, мова, звук, відображення, відео), із підтвердженням доставки;
- Можливість організувати колективну роботу керівників або працівників ПОУ оперативно та відносно дешево для територіально рознесених підрозділів (навіть у різних регіонах України або країнах), при цьому можливо бачити та чути один одного «як живих» ☺, документи, презентації і т.д. Вартість/витрати передових рішень для колективної роботи у середі КІС нерідко буває меншою, ніж сумарні затрати на відрядження персоналу, а також інші прямі та непрямі відповідні витрати ПОУ.
Запитання 2. Яких конкретних результатів може очікувати українське підприємство, організація чи установа від вводу у дію сучасної корпоративної комунікаційно-інформаційної системи або мережі?
Відповідь 2. Загалом мотивація української установи, організації або установи до постановки задачі створення сучасної корпоративної КІС визначається необхідністю рішення наступних основних питань:
- Основний вид діяльності ПОУ потребує використання деяких або усіх сучасних видів та послуг зв’язку: обміну голосовими, текстовими, відео повідомленнями, комп’ютерними даними, доступу до сховища інформації, у тому числі Інтернету, у двосторонньому або багатосторонньому режимі. При цьому сторони обміну можуть бути нерухомими або знаходитися у русі;
- ПОУ не має КІС або існуюча КІС не має потрібного функціоналу або є застарілою, працює ненадійно, з низькою якістю. Суттєвим моментом є також іміджевий аспект, оскільки керівники організацій приділяють серйозну увагу оснащенню своїх робочих місць. Комунікаційні термінали (настільні цифрові та аналогові телефони, мобільні телефони, смартфони, комунікатори, настільні ПК, ноутбуки та надолонні комп’ютери) стають невід’ємними елементами фіксованих або мобільних робочих місць керівників;
- Рівень затрат ПОУ на послуги зв’язку, що надаються операторами телефонних фіксованих та мобільних мереж зв’язку загального користування, занадто великий; попередня оцінка показує, що інвестиції у створення КІС можуть значно знизити регулярні платежі зовнішнім постачальникам послуг зв’язку;
- ПОУ необхідно значно підвищити рівень власної безпеки; попередня оцінка підтверджує, що КІС дозволить поставити під контроль комунікації та інформаційний обмін організації та значно знизити загрози безпеки зі сторони зовнішніх осіб та структур, а також інсайдерів.
Коротко кажучи, сучасні КІС принципово здібні повністю або у більшій мірі вирішити вище перераховані головні задачі. Практична ж віддача для ПОУ від витрачених сил та часу, зроблених інвестицій у створення власної КІС визначається, насамперед, правильним проектуванням КІС, плануванням роботи, чітким вирішенням юридичних та фінансових питань, вірним вибором (генерального) підрядчика, якому буде доручено побудова, введення в експлуатацію та наступне обслуговування КІС.
Запитання 3. З якими основними проблемами стикається керівництво українського підприємства, організації чи установи, зрозумівши, що існуюча недосконалість технічних засобів комунікації негативно впливає на загальну діяльність ПОУ?
Відповідь 3. Якщо керівник (або ПОУ) спеціалізується у комунікаційно-інформаційних технологіях, то здатен самостійно відповісти на поставлене питання, і, скоріш за все, не потребує наших порад. Усім іншим, сподіваємось, наші рекомендації будуть корисні. Кожен успішний керівник сильний по-своєму ☺, однак людські сили не необмежені. Керівник просто вимушений думати та діяти заради основного виду діяльності (бізнесу). Діяльність його оцінюється фінансовими показниками, перспективою та відкриттям нових результативних (прибуткових) напрямків діяльності ПОУ, загальним іміджем та думкою оточуючих (клієнтів, контрагентів, відвідувачів…) про ПОУ, настроєм у колективі. Саме тому керівнику логічно розглядати корпоративну КІС як операційне середовище (інструментарій), яке повинно позитивно впливати на результати роботи ПОУ (якісна оцінка). Керівнику потрібні також кількісні оцінки, які можуть (як правило, лише частково) підтвердити фінансову віддачу від впровадження у роботу нової (модернізованої) корпоративної КІС. В силу того, що сказано, керівнику потрібен партнер, який здатний в термінах основного профілю діяльності (бізнесу) ПОУ, кваліфіковано та у прийнятний термін надати йому відповіді на декілька «простих» запитань.
- Які втрати (якісні та кількісні) несе ПОУ у результаті недосконалості використовуваних корпоративних комунікаційно-інформаційних рішень?
- Який позитив (якісний та кількісний) надасть для ПОУ введення передових комунікаційно-інформаційних рішень, що інтегровані у його бізнес середовище та бізнес процеси?
- Яка сума потрібної інвестиції, термін її повернення?
- Який строк введення у дію нового корпоративного комунікаційно-інформаційного рішення та ризики цього процесу?
- Хто несе відповідальність і в якому об’ємі за результат створення (модернізації) корпоративної КІС?
Запитання 4. З якими основними проблемами стикається керівник служби зв’язку або інформаційних технологій українського підприємства, організації або установи, коли керівництво ПОУ схиляється до рішення створити (модернізувати) корпоративну КІС?
Відповідь 4. Як правило, вказана нова задача додається до звичайного об’єму роботи керівника служби зв’язку або ІТ. Об’єм та складність роботи керівника у такий період різко зростає, і його діяльність стає ще більше схожою на класичний айсберг. Але мало де зрозуміють його так добре, як в УЦОРІЗі ☺! Керівництву ПОУ він повинен відповісти на перераховані у попередньому пункті ЗаЩо «прості» запитання у встановлені стислі терміни. І всюди він повинен встигнути…
Керівник служби зв’язку або ІТ, не сумніваємося, краще ніж хтось інший, уявляє скільки проблем це створює і як конкретно йому необхідно їх вирішити у стислі проміжки часу, а також рівень відповідальності за розроблене рішення. Але, як правило, ресурси керівнику служби зв’язку або ІТ, якщо і добавлять в описаній ситуації, то непропорційно поставленій задачі. У результаті, скоріш за все, йому буде необхідний такий самий партнер, як і керівництву ПОУ (див. попередній пункт ЗаЩо). І в цьому випадку він може повністю розраховувати на нашу компанію – УЦОРІЗ ☺!
