ЧаВо (часто возникающие вопросы)
Принятые сокращения
ИТ - Информационные технологии
КИС - Корпоративная коммуникационно-информационная система или сеть
ПОУ - Украинское предприятие, организация или учреждение
Вопрос 1. Как могут современные коммуникационно-информационные технологии повысить эффективность украинских предприятий, организаций или учреждений?
Ответ 1. Общее состояние ПОУ, управления государственными учреждениями, их взаимодействия с ПОУ и населением характеризуется ускоряющейся динамикой изменений, непрерывным появлением новых точек развития, воплощением концепции «электронного общества» и «электронного правительства». Успешность ПОУ напрямую зависит от эффективности коммуникации с другими ПОУ, государственными учреждениями, населением. Передовые коммуникационно-информационные технологии как раз и предоставляют техническую платформу современной коммуникации, правильное и своевременное применение которой становится одной из обязательных основ успешного и устойчивого развития ПОУ. Эти технологии помогают ПОУ повышать эффективность, в свою очередь, преуспевающие ПОУ являются стимулом развития коммуникационно-информационных технологий.
Привычные фиксированные и мобильные телефонная связь и Интернет стали обычным рабочим ресурсом ПОУ в городах Украины и постепенно проникают в сельскую местность и отдаленные регионы. Их значение понятно и не требует здесь пояснений. Обратим внимание на новые основные возможности для ПОУ, которые дают передовые коммуникационно-информационные решения промышленного качества:
- Возможность вести дела там, где находится руководитель или работник ПОУ, в любое требуемое ему время. Преимущества для ПОУ очевидны. Определенные преграды могут создать недостаточное качество доступа к коммуникационным сетям общего пользования или ведомственным, цена «повышенной мобильности», а также естественные и законодательные ограничения для человека работать много и непрерывно;
- Возможность найти руководителя или работника ПОУ оперативно, как только он будет доступен для коммуникации. Сложность задачи является следствием значительного количества контактных адресов (телефонные номера, адреса электронной почты и служб мгновенного обмена сообщениями) и множества коммуникационных устройств персонала ПОУ, непостоянная доступность абонентов сетей, занятость руководителей и работников («на совещании», «в командировке», «на обеде», «в отпуске») и т.д. Можно занести все контакты руководителя или работника ПОУ в базу данных КИС и его будет искать сама КИС ☺. А можно, как водится, засадить «за работу» барышень ☹;
- Возможность для ПОУ не упустить «ни одной коммуникации» с клиентом, руководителем, контрагентом, посетителем, гражданином. Бывает, однако, «кое-где у нас порою», что и не хочется таких коммуникаций. Однако полезно знать, что техническая возможность «не упустить» уже существует ☺;
- Возможность для ПОУ гарантированно донести по всем контактам до потребителей, контрагентов, граждан, собственных сотрудников и руководителей любую информацию, которую можно представить в современной КИС (текст, речь, звук, изображения, видео), с подтверждением доставки;
- Возможность организовать коллективную работу руководителей или работников ПОУ оперативно и относительно дешево для территориально разнесенных подразделений (даже по разным регионам Украины или странам), при этом можно видеть и слышать друг друга «как живых» ☺, документы, презентации и т.д. Стоимость передовых решений для коллективной работы в среде КИС нередко является более низкой, чем суммарные затраты на командирование персонала, а также другие прямые и непрямые соответствующие затраты ПОУ.
Вопрос 2. Каких конкретных результатов может ожидать украинское предприятие, организация или учреждение от ввода в строй современной корпоративной коммуникационно-информационной системы или сети?
Ответ 2. Обычно мотивация украинского учреждения, организации или предприятия к постановке задачи создания современной корпоративной КИС определяется необходимостью решения следующих основных вопросов:
- Основной вид (виды) деятельности ПОУ требует использования некоторых или всех современных видов и услуг связи: обмена голосовыми, текстовыми, видео сообщениями, компьютерными данными, доступа к хранилищам информации, в том числе Интернету, в двустороннем или многостороннем режиме. При этом стороны обмена могут быть неподвижными или находиться в движении;
- ПОУ не обладает КИС либо имеющаяся КИС не имеет требуемого функционала или же является устаревшей, работает ненадежно, с низким качеством. Существенным моментом является также имиджевый аспект, поскольку руководители организаций уделяют серьезное внимание уровню оснащения своих рабочих мест. Коммуникационные терминалы (настольные цифровые и аналоговые телефоны, мобильные телефоны, смартфоны, коммуникаторы, настольные ПК, ноутбуки и наладонные компьютеры) становятся неотъемлемыми элементами фиксированных или мобильных рабочих мест руководителей;
- Уровень затрат ПОУ на услуги связи, предоставляемые операторами телефонных фиксированных и мобильных сетей связи общего пользования, слишком высок; предварительная оценка показывает, что инвестиции в создание КИС помогут значительно снизить регулярные платежи внешним поставщикам услуг связи;
- ПОУ требуется значительно поднять уровень собственной безопасности; предварительная оценка подтверждает, что КИС позволит поставить под контроль коммуникации и информационный обмен организации и значительно понизить угрозы безопасности со стороны внешних лиц и структур, а также инсайдеров.
Кратко говоря, современные КИС принципиально способны полностью или в большой мере решить вышеперечисленные главные задачи. Практическая же отдача для ПОУ от затраченных сил и времени, произведенных инвестиций в создание собственной КИС определяется, прежде всего, правильным проектированием КИС, планированием работы, четким решением юридических и финансовых вопросов, верным выбором (генерального) подрядчика, которому будет поручено строительство, ввод в действие и последующее обслуживание КИС.
Вопрос 3. С какими основными проблемами сталкивается руководство украинского предприятия, организации или учреждения, осознав, что существующее несовершенство технических средств коммуникации отрицательно влияет на общую деятельность ПОУ?
Ответ 3. Если руководитель (либо ПОУ) специализируется на коммуникационно-информационных технологиях, то способен самостоятельно ответить на поставленный вопрос и, скорее всего, не нуждается в наших советах. Всем другим, надеемся, наши рекомендации окажутся полезными. Каждый успешный руководитель силен по своему ☺, но все же силы людские не беспредельны. Руководитель просто вынужден думать и действовать ради основного вида деятельности (бизнеса). И деятельность его оценивается финансовыми показателями, перспективой и открытием новых результативных (прибыльных) направлений деятельности ПОУ, общим имиджем и мнением окружающих (клиентов, контрагентов, посетителей,...) о ПОУ, настроением в коллективе. Поэтому руководителю логично рассматривать корпоративную КИС как операционную среду (инструментарий), которая должна положительно влиять на результаты работы ПОУ (качественная оценка). Руководителю нужны также количественные оценки, которые могут (как правило, лишь частично) подтвердить финансовую отдачу от ввода в строй новой (модернизированной) корпоративной КИС. В силу сказанного руководителю нужен партнер, способный в терминах основного профиля деятельности (бизнеса) ПОУ, квалифицированно и в приемлемый срок дать ему ответы на несколько «простых» вопросов.
- Какие потери (качественные и количественные) несет ПОУ в результате несовершенства используемых корпоративных коммуникационно-информационных решений?
- Какой позитив (качественный и количественный) даст для ПОУ ввод передовых коммуникационно-информационных решений, интегрированных с его бизнес средой и бизнес процессами?
- Какова сумма требуемой инвестиции, срок ее окупаемости (возврата)?
- Каков срок ввода в строй нового корпоративного коммуникационно-информационного решения и риски этого процесса?
- Кто несет ответственность и в каком объеме за результат создания (модернизации) корпоративной КИС?
Таким партнером для руководителя ПОУ может быть наша компания – УЦОРИС. Мы готовы взяться за решение задачи «под ключ» и разработать полное решение. В ряде случаев УЦОРИС может, по договоренности с заказчиком, выполнить и часть общей задачи.
Вопрос 4. С какими основными проблемами сталкивается руководитель службы связи или информационных технологий украинского предприятия, организации или учреждения, когда руководство ПОУ склоняется к решению создать (модернизировать) корпоративную КИС?
Ответ 4. Как правило, указанная новая задача добавляется к обычному объему работы руководителя службы связи или ИТ. Объем и сложность работы руководителя в такой период резко возрастет, и его деятельность станет еще больше напоминать классический айсберг. Но мало где его поймут так хорошо, как в УЦОРИСе ☺! Руководству ПОУ он должен ответить на перечисленные в предыдущем пункте ЧаВо «простые» вопросы в установленные ему сроки. И везде нужно успеть ... Руководитель службы связи или ИТ, не сомневаемся, лучше кого-либо представляет, сколько проблем и как конкретно ему потребуется решить в сжатые сроки, а также уровень ответственности за разработанное решение. Однако, как правило, ресурсы руководителю службы связи или ИТ, если и добавят в описанной ситуации, то непропорционально поставленной задаче. В результате, по-видимому, ему потребуется такой же партнер, как руководству ПОУ (см. предыдущий пункт ЧаВо). И здесь он полностью может рассчитывать на нашу компанию – УЦОРИС ☺.
